Ab Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, die gelbe Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform verpflichtend ersetzen. Krankenkassen werden den Arbeitgeber:innen von da an die Daten elektronisch zum Abruf bereitstellen.

Der status quo sieht folgendermaßen aus: Der Arbeitnehmer informiert den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit. Spätestens am vierten Tag bedarf es der Vorlage einer Bescheinigung. Dafür werden durch den behandelnden Arzt vier Formulare ausgestellt: Jeweils eins für den Arbeitgeber, den Versicherten, die Krankenkasse und den Arzt selbst. Dass die Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß bescheinigt wird, ist wichtig. Denn durch sie werden die Ansprüche des Arbeitnehmers auf Entgeltfortzahlung, Krankengeld und Verletztengeld gewahrt.

Die Durchführung dieses Verfahrens bedeutet einen großen bürokratischen Aufwand. Aus diesem Grund hat der Bundestag schon 2019 mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III beschlossen, dass das analoge Meldeverfahren durch ein digitales Verfahren ersetzt wird.

Mit Einführung der eAU wird der Arzt nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers die notwendigen Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse übermitteln. Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit informieren, § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). § 5 EntgFG wird ab 2023 durch einen Abs. 1a ergänzt werden, nach welchem die Verpflichtung zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entfällt. Der Arbeitgeber kann die Daten bei der Krankenkasse elektronisch abrufen. Übermittelt werden unter anderem der Name des Arbeitnehmers, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit und das Datum der ärztlichen Feststellung dieser, § 109 Abs. 1 Sozialgesetzbuch IV n.F. (SGB). Nicht abruffähig sind Fehlzeiten aufgrund von Rehabilitationsleistungen, Beschäftigungsverboten, Erkrankung des Kindes oder stufenweiser Wiedereingliederung.
Eine Bescheinigung auf Papier wird nur noch im Störfall ausgestellt. Ausgelöst wird ein solcher bei Zeitverzug der elektronischen Übermittlung, einem Krankenkassenwechsel im Quartal oder bei Behandlung ohne Krankenkassenkarte.

Wer nicht am elektronischen Verfahren teilnimmt, also zum Beispiel Ärzte, die keine vertragsärztlichen Leistungen erbringen, mithin sog. Privatärzte oder auch Ärzte im Ausland, sind von der Verpflichtung zur Überlieferung der Bescheinigung im elektronischen Verfahren ausgenommen. Es bleibt bei der derzeitigen Rechtslage. Privatversicherte Arbeitnehmer und auch Minijobber in Privathaushalten müssen weiter die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorlegen.

Wichtig ist, dass Unternehmen einen guten Blick über Fehlzeiten ihrer Arbeitnehmer haben. Pauschale Abfragen bei den Versicherungen zu Mitarbeitern sind unzulässig, denn ein Abruf darf nur nach entsprechender Meldung des Arbeitnehmers erfolgen. Aus der Vorlagepflicht der Arbeitnehmer wird eine Meldepflicht. Aus diesem Grund bedürfen auch die meistens Arbeitsverträge einer Überarbeitung um diesen Gesetzesänderungen Rechnung zu tragen.