Schriftform

Schriftform

10. August 2021

Rechtsgeschäfte sind grundsätzlich formfrei. Jedoch ordnet das Gesetz gelegentlich eine Form an. Neben der Schriftform kennt das Gesetz die Textform, die elektronische Form, die Beglaubigung und die Beurkundung.

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Wird durch Gesetz Schriftform vorgeschrieben, so muss gem. § 126 I BGB eine Urkunde erstellt werden und diese muss von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterschrieben werden oder durch notariell beglaubigtes Handzeichen unterzeichnet werden. Das Gesetz spricht auch von der schriftlichen Form. Eine Urkunde ist die schriftliche Verkörperung einer Erklärung. Der Text kann gedruckt, mit der Schreibmaschine oder mit der Hand niedergelegt worden sein. Er muss nicht vom Erklärenden selbst verfasst worden sein. Hier unterscheidet sich die einfache Schreibform vom eigenhändigen Testament, wo auch der Erblasser selbst die Urkunde verfasst und eigenhändig unterschrieben haben muss (§§ 2247 I BGB). Eine Erklärung und dessen Unterzeichnung auf einem Schreibtablett wahrt nicht die Schriftform, da es sich um keine Urkunde handelt. Die Unterzeichnung muss eigenhändig durch Namensunterschrift erfolgen. Das Unterschreiben nur mit Familiennamen ist zulässig sowie die Verwendung eines Pseudonyms, solange der Erklärende darunter sicher ermittelt werden kann (z.B. Rihanna). Die Unterschrift muss nicht zwingend lesbar sein, jedoch die Reihenfolge von Buchstaben erkennen lassen und charakteristische Merkmale aufweisen. Hier ist die Rechtsprechung sehr großzügig und erkennt auch kaum lesbare Unterschrift an, wenn der Unterzeichner für gewöhnlich so unterschreibt.

Die Unterschrift muss eigenhändig erfolgen, dies bedeutet handschriftlich. Eine Vertretung schließt dies jedoch nicht aus, solange der Vertreter kenntlich macht das er im Namen des Vertretenen handelt (§ 164 I BGB), zum Beispiel durch einen Zusatz neben der Unterschrift „in Vertretung von xy“. Mittlerweile ist es aber auch gewohnheitsrechtlich anerkannt, dass der Vertreter eigenhändig in Namen des Vertretenen unterschreiben kann. Schließt eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (§§ 705 ff.) einen Vertrag, genügt es, wenn nur ein Gesellschafter unterschreibt und der Unterschrift ein Stempel der Gesellschaft beigefügt wird. Es gilt, dass nur das vor der Unterzeichnung Stehende geschützt wird.

Wird ein Vertrag geschlossen, ist eine Unterzeichnung beider Parteien auf derselben Urkunde nötig (§ 126 II 1 BGB). Soll jeder Vertragspartner eine einzelne Urkunde erhalten, so reicht es auch, wenn nach § 126 II 2 BGB jeder nur die für den Anderen bestimmte Urkunde unterzeichnet. Macht V dem K ein Angebot zur Vermietung seiner Wohnung durch Zuschicken eines unterzeichneten Vertragsentwurfs und erklärt K dem V brieflich die Annahme, so ist kein Vertrag zustande gekommen. V und K müssen die Vertragsurkunde gemeinsam unterzeichnen. Es genügt, wenn K seine Unterschrift auf die von V zugesendete Urkunde setzt oder nach § 126 II 2 BGB, wenn V eine für K bestimmte Urkunde unterzeichnet und K eine für V bestimmte Urkunde unterzeichnet.

Auch durch Rechtsgeschäft kann die schriftliche Form für ein Rechtsgeschäft beschlossen werden. Hier ist den Parteien individuell überlassen, die Anforderungen gegenüber den gesetzlichen zu verschärfen oder zu erleichtern. Für den Zweifelsfall bestimmt § 127 Abs. 1 BGB, dass die Vorschriften der gesetzlichen Form gelten sollen. Eine Erleichterung besteht nach § 127 II BGB. Im Zweifelsfall genügt, soweit kein entgegenstehender Wille anzunehmen ist, die zur Wahrung der durch Rechtsgeschäft vereinbarten schriftlichen Form die telekommunikative Übermittlung und bei einem Vertrag der Briefwechsel (§ 127 II 1 BGB). Ist zum Beispiel vereinbart worden, dass ein Kündigungsschreiben nur schriftlich per Einschreiben erfolgen kann und erklärte eine Partei die Kündigung per Fax, so ist, wenn kein anderer Wille der Parteien anzunehmen ist, die vereinbarte Schriftform gewahrt. Das Einschreiben soll den Nachweis des Zugangs erleichtern, nicht aber die Kündigung allgemein erschweren. Soweit die Kündigung noch telekommunikativ übermittelt wurde und der Parteiwillen nicht entgegensteht, ist die Kündigung wirksam durch vereinbarte Schriftform erklärt.

Verwendung von DocuSign

Damit bei der Verwendung von DocuSign das Schriftformerfordernis erfüllt ist, muss es sich um eine sog. qualifizierte elektronische Signatur handeln. Die Definition ergibt sich aus Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO. Eine qualifizierte elektronische Signatur setzt danach eine elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO) voraus, die die Merkmale einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (Art. 3 Nr. 11 eIDAS-VO, Art. 26 eIDAS-VO) aufweist und überdies die Sicherheitsanforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 15, Nr. 23 eIDAS-VO) erfüllt. DocuSign bietet nach eigenen Angaben eine qualifizierte elektronische Signatur an, die diesen europäischen Standards entspricht. Siehe hier:

https://www.docusign.de/sites/default/files/Standards-Based-Signatures-Data-Sheet.pdf

Nach diesen Angaben ist Docu Sign auch Vertrauensanbieter im Sinne von Art. 3 Nr. 19 eIDAS-VO. Damit muss lediglich geprüft werden, ob die Signatur die verwendet wird, diesen Standards entspricht. Dies kann sich aus Vertragsunterlagen oder durch eine Bestätigung von Docu Sign nochmals ergeben.

Überblick über Dokumente mit Schriftformerfordernis

In folgenden Dokumenten ist eine Schriftform erforderlich: (nicht abschließend)

  • arbeitsrechtliche Kündigung (§ 623 BGB: ausdrücklicher Ausschluss der elektronischen Form in § 623 Hs. 2 BGB)
  • Zustellung der Kündigung durch ausgedrucktes Dokument in nachweisbarer Form (Übergabe gegen Quittung oder Versand als Einschreiben mit Rückschein). Telefax, E-Postbrief, E-Mail, usw. genügen nicht der Schriftform
  • Hiervon umfasst wird auch die Änderungskündigung, sowie die ordentliche und außerordentliche Kündigung, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer kündigt
  • Ein Abbedingen des Schriftformerfordernisses ist nicht durch den Arbeitsvertrag möglich, es können lediglich strengere Vorschriften geregelt werden
  • Dieser Schriftformzwang besteht selbst dann, auch wenn das KSchG keine Anwendung findet. Somit auch bei Kleinbetrieben und einer Kündigung in den ersten sechs Monaten des Arbeitsverhältnisses
  • Ausnahme im Berufsausbildungsverhältnis: § 15 Berufsbildungsgesetz schreibt die Schriftform der Kündigung vor, schließt aber die elektronische Form nicht ausdrücklich aus
  • arbeitsrechtlicher Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB)
    Hierbei erstreckt sich das Schriftformerfordernis auch auf ein Änderungsangebot
  • arbeitsrechtliche Befristungen (§ 14 TsBfG)
  • schriftlicher Nachweis über wesentliche Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages (§ NachwG) - deswegen auch die Arbeitsverträge am besten in Schriftform.
  • Bürgschaft (§ 766 BGB)
  • Schuldanerkenntnis (§ 781 BGB)
  • Verbraucherdarlehen (§ 491 BGB)
  • Nachträglich vereinbarte Wettbewerbsverbote §§ 74 ff. HGB