Arbeitszeiterfassung

25. März 2024

Bei der Dokumentation der Arbeitszeiten gibt es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einiges zu beachten. Das Wichtigste gibt es bei uns im Überblick.

Gründe für Arbeitszeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeit dient dem Schutz der Arbeitnehmer. Verhindert werden soll, dass diese durch zu hohe tägliche oder wöchentliche Arbeitszeiten überfordert werden. Außerdem kann so sichergestellt werden, dass die gesetzlichen Vorgaben durch die Aufsichtsbehörden überwacht werden können.

Gesetzliche Grundlagen und Neuerungen

In den arbeitsrechtlichen Vorschriften findet sich zur Arbeitszeiterfassung nur § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Dieser verpflichtet den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit über acht Stunden sowie der gesamten Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen. Die Nachweise muss der Arbeitgeber mindestens zwei Jahre aufbewahren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorlegen oder zur Einsicht zusenden.
Eine generelle Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung bestand demnach bisher nicht. Mit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 hat sich dies geändert (Az. 1 ABR 22/21). Nunmehr muss die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufgezeichnet werden. Das Gericht stützt seine Begründung auf eine unionsrechtskonforme Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Konkret besagt § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, dass der Arbeitgeber zur Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel hierfür bereitzustellen hat. Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gilt ab sofort. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat im April 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt.

Modalitäten

Mangels einer gesetzlichen Grundlage steht bisher nicht fest, wie genau die Arbeitszeiterfassung zu erfolgen hat. Eine Aufzeichnung entsprechend der derzeitigen Vorgaben ist nicht mehr ausreichend. Anhaltspunkte bieten jedoch das Urteil des BAG.
Eine Erfassung muss nicht zwingend digital sein, sondern kann auch in Papierform erfolgen. Wichtig ist, dass eine umfassende und sichere Dokumentation stattfindet und die Regeln zum Datenschutz eingehalten werden. Aufgezeichnet werden müssen Anfang und Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten sowie Überstunden. Ein Dienstplan genügt dafür nicht.

Es besteht die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung an die Arbeitnehmer zu delegieren, wenn der Arbeitgeber ein entsprechendes System bereitstellt. Dann muss allerdings die Richtigkeit der Angaben und die Nutzung des Systems regelmäßig durch diesen kontrolliert werden. Die Pflicht gilt im Übrigen auch für das Homeoffice und bei Vertrauensarbeitszeit. Einzige Ausnahme von der Arbeitszeiterfassungspflicht sind leitende Angestellte. Das sind insbesondere Führungskräfte, die zur selbstständigen Einstellung Entlassung von Mitarbeitern befugt sind. Die Anforderungen sind somit hoch. Angesichts der unsicheren rechtlichen Lage bietet es sich an, umfassend zu dokumentieren.

Konsequenzen bei Verstößen

Wegen der fehlenden gesetzlichen Grundlage drohen bei einem Verstoß noch keine unmittelbaren Konsequenzen. Um ein Bußgeld verhängen zu können, müsste die Arbeitsschutzbehörde erst gesondert die Arbeitszeiterfassung anordnen. Nach dem Referentenentwurf sind Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht künftig bußgeldbewehrt. Es drohen Geldbußen bis zu 30.000 Euro.