Arbeitsrecht für Unternehmen

Arbeitsrecht für Unternehmen

13. März 2024

Herausforderungen für junge Unternehmen

Vor und während der Gründung geht es vor allem um die Wahl der passenden Rechtsform für das Unternehmen und den Schutz von Urheberrechten und der Marke. Allerdings verlieren Startups und junge Unternehmen bereits kurz nach ihrer Gründung oft wichtige, sie besonders betreffende Rechtsthemen aus dem Blick. Der Schwerpunkt liegt dann auf der Schärfung der Gründungsidee, der Weiterentwicklung, der Finanzierung und dem Wachstum des Unternehmens.

Häufig geschieht das auch aus Kosten- und oder Zeitgründen. Schließlich gibt es Investitionen in dieser frühen Phase, die sich direkter und nachvollziehbarer auswirken und amortisieren. Die rechtlichen, insbesondere arbeitsrechtlichen, Fragestellungen aus dem Blick zu verlieren, kann ein junges Unternehmen jedoch vor reale und wirtschaftliche Probleme stellen, weshalb es wichtig ist, diese von vornherein mitzudenken und sich durch versierte Beratung abzusichern. Das Unternehmen auf ein solides Fundament zu bauen, zahlt sich später aus und ermöglicht ein stetiges und gesundes Wachstum und damit auch mittel- und langfristigen wirtschaftlichen Erfolg.

Überblick Arbeitsrecht

Das Arbeitsrecht betrifft die Rechte und Pflichten der Parteien des Arbeitsvertrages sowie die Beziehung der Arbeitnehmervertretungen (wie dem Betriebsrat) und -koalitionen (wie Gewerkschaften) und den Arbeitgeber:innen*.

Wichtige Themen des Arbeitsrechts sind unter anderem:

• Wann ist ein Mitarbeiter ein Arbeitnehmer im Sinne des Gesetzes und wird durch die arbeitsrechtlichen Vorschriften geschützt? Vom Arbeitnehmer in diesem Sinne abzugrenzen sind zum Beispiel freie Mitarbeiter und Freelancer.

• Unter welchen Voraussetzungen kann der Arbeitsvertrag gekündigt werden?

• Wie kann verhindert werden, dass Kenntnisse und Geschäftsgeheimnisse des Arbeitgebers an die Öffentlichkeit oder zu Wettbewerbern gelangen?

Hinsichtlich des Arbeitsvertrages zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), insbesondere auch die Regeln über Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) zu beachten. Der besondere Schutz des Arbeitnehmers ist durch weitere Gesetze, etwa über Arbeitszeiten und -bedingungen, besonders sichergestellt.

Über Streitigkeiten der Arbeitsvertragsparteien entscheiden die Arbeitsgerichte.

Sind die Gründer Arbeitnehmer?

In den meisten Fällen werden bei der Gründung die Gesellschaftsformen GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder UG (Unternehmergesellschaft) gewählt. Die Gründer halten die Anteile an der Gesellschaft, sind somit an dieser beteiligt, sodass sie eine Gesellschafterstellung haben. Typischerweise sind die Gründer auch Geschäftsführer der Gesellschaft, wobei es (daneben) auch möglich ist, einen sogenannten Fremdgeschäftsführer einzustellen, der nicht gleichzeitig auch Gesellschafter ist. Allerdings ist es ratsam aus Gründen der Effizienz, nicht mehr als zwei Geschäftsführer in einem neu gegründeten Unternehmen zu bestellen.

Die Geschäftsführertätigkeit unterliegt dem Dienstvertragsrecht und nicht dem Arbeitsrecht. Es sollte in jedem Fall ein Geschäftsführerdienstvertrag mit den wichtigsten Regelungen aufgesetzt werden, auch wenn dies in der Gründungs- und Wachstumsphase eher hinten angestellt oder gar vergessen wird. Denn die rechtliche Stellung der Gründer (und Fremdgeschäftsführer) muss hinreichend ausgestaltet werden, um ihre Rechte und Pflichten gegenüber der Gesellschaft zu dokumentieren und durchsetzen zu können. In aller Regel werden potentielle Investoren diesen Vertrag auch prüfen wollen, weshalb es einen sehr guten, vor allem professionellen, Eindruck macht, ihnen einen Vertrag vorlegen zu können, der das Verhältnis zwischen Gesellschaft und Gründern regelt und auf die konkrete Situation angepasst ist.

Zu beachten ist, dass es zwischen einem Geschäftsführer, der gleichzeitig auch Gesellschafter ist, und einem Fremdgeschäftsführer weitreichende Unterschiede gibt und daher auch andere vertragliche Regelungen erforderlich sind.

Auch wenn ein Gründer, der Gesellschafter und Geschäftsführer der Gesellschaft ist, nicht Arbeitnehmer ist, unterliegt er grundsätzlich der Sozialversicherungspflicht. Eine Ausnahme hiervon gilt dann, wenn er die Gesellschaft wesentlich beeinflusst und daher Weisungen der Gesellschafterversammlung nicht befolgen muss, etwa weil er mehr als die Hälfte der Anteile an der Gesellschaft hält oder eine Sperrminorität gilt. Es kann daher hilfreich sein, den Status der Sozialversicherungspflicht der Gründer von der Deutschen Rentenversicherung feststellen zu lassen, wofür extra ein entsprechendes Verfahren (sog. Statusfeststellungsverfahren) vorgesehen ist, das mit der Stellung eines Antrags angestoßen werden kann.

Es kommt nicht selten vor, dass die Gründer noch Arbeitnehmer bei einem anderen Unternehmen sind, wenn sie ihr Unternehmen gründen. In einem solchen Fall muss geprüft werden, ob das neu gegründete Unternehmen ein ähnliches oder identisches Publikum anspricht, also in Wettbewerb zum bisherigen Arbeitgeber der Gründer tritt, weil dann ggf. ein Wettbewerbsverbot verletzt sein könnte. Auch wenn das nicht zutrifft und die Gründer etwa in einer Übergangsphase parallel zu ihren Aktivitäten als Gesellschafter noch weiter beim bisherigen Arbeitgeber tätig sein möchten, kann eine Erlaubnis des Arbeitgebers für eine solche Nebentätigkeit erforderlich sein. Probleme können sich auch daraus ergeben, dass die neue Gesellschaft/das neue Unternehmen auf einer Idee oder Erfindung des/der Gründer beruht, die diese/r während seiner/ihrer Arbeitszeit als Arbeitnehmer entwickelt hat.

Mitarbeitende und ihre (arbeits-)rechtliche Position

Sobald die Gründer die anfallende Arbeit in ihrem Unternehmen nicht mehr allein erledigen können, stellt sich die Frage, in welcher Form sie Mitarbeitende beschäftigen wollen. In Frage kommt die Einstellung von Arbeitnehmern, freien Mitarbeitern (Freelancern), aber auch Praktikanten, Werkstudenten oder geringfügig Beschäftigten.

Praktikanten

Ein Praktikum soll vor allem einen Ausbildungszweck erfüllen, der Praktikant soll also während seiner nur vorübergehenden Beschäftigung neues Wissen dazugewinnen, Fähigkeiten erlernen oder verbessern und Erfahrungen sammeln.

Praktikanten sind keine Arbeitnehmer im Sinne des Gesetzes, sodass auch die arbeitsrechtlichen Schutzvorschriften und Pflichten des Arbeitgebers nicht gelten. Wichtig ist, dass der Ausbildungszweck sich im Vertrag mit dem Praktikanten widerspiegelt und dieser tatsächlich auch umgesetzt wird und der Praktikant nicht tatsächlich wie ein Arbeitnehmer tätig wird. Sonst handelt es sich um ein Scheinpraktikum und die arbeitsrechtlichen Regelungen und Vergütungsansprüche finden auf ihn Anwendung.

Grundsätzlich haben Praktikanten Anspruch auf die Vergütung in Höhe des gesetzlichen Mindestlohns, Ausnahmen gelten bei Pflichtpraktika (von der Universität/Ausbildungsstelle vorgeschrieben) im Rahmen eines Studiums oder einer Ausbildung und bei Orientierungspraktika (vor der Aufnahme eines Studiums oder einer Ausbildung) von bis zu drei Monaten.

Werkstudenten

Bei Werkstudenten liegt der Schwerpunkt im Vergleich nicht auf dem Ausbildungszweck, sondern auf ihrer Arbeitsleistung während des Semesters (bis maximal 20 Stunden pro Woche) und der Semesterferien (dann meist in größerem Umfang bis zu 40 Stunden). Werkstudenten gelten deswegen als Arbeitnehmer, sodass ihnen die arbeitsrechtlichen Ansprüche, etwa auf Entgeltfortzahlung bei Krankheit, Erholungsurlaub und Kündigungsschutz zustehen. Werden die genannten maximalen Wochenarbeitszeiten eingehalten, gilt bei Werkstudenten aber die Besonderheit, dass sie von der Sozialversicherungspflicht grundsätzlich, mit Ausnahme der Renten-versicherungsbeiträge, befreit sind. Wichtig ist insbesondere auf die Voraussetzung für die Befreiung zu achten, dass der Student durchgehend immatrikuliert sein muss. Daher ist es ratsam, sowohl die Einhaltung der Arbeitszeiten als auch die Immatrikulation (durch Vorlage einer Bescheinigung) zu prüfen.

Freie Mitarbeiter (Freelancer)

Freie Mitarbeiter sind Angestellte, mit denen das Unternehmen einen Dienstvertrag geschlossen hat und die in der Regel eine projektbezogene oder stundenbasierte Vergütung in Rechnung stellen.

Sie können sich ihre Zeit frei einteilen und sind nicht in die Arbeitsorganisation des Unternehmens eingegliedert, z.B. haben sie keinen eigenen Arbeitsplatz/Büro in den Räumlichkeiten des Unternehmens, nutzen ihren eigenen Computer, übernehmen keine Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen für andere Mitarbeitende und haben nur einen eingeschränkten Zugang zu Datenbanken oder Kommunikationskanälen des Unternehmens). Normalerweise sind sie noch für andere Unternehmen tätig, haben ein eigenes Gewerbe mit etwa einem eigenen Internetauftritt und E-Mail-Adresse. Sind einzelne dieser Kriterien nicht erfüllt, kann der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit im Raum stehen.

Für freie Mitarbeiter gelten die Vorschriften und Schutzmaßnahmen des Arbeitsrechts nicht, für sie sind keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Deshalb kann ihre Beschäftigung in der Anfangsphase eines neu gegründeten Unternehmens vorteilhaft sein. Gegebenenfalls können Mitarbeitende auch zuerst als freie Mitarbeiter tätig werden und, wenn sie sich bewährt haben, in ein Arbeitsverhältnis übergehen.

Arbeitnehmer

Wollen die Gründer Arbeitnehmer einstellen, gelten für diese die Vorschriften des Arbeitsrechts, insbesondere auch Schutzvorschriften, sodass den Mitarbeitenden Urlaub, Mindestlohn, Entgeltfortzahlung bei Krankheit und weiteren Voraussetzungen im Kündigungsschutz (also unter anderem erhöhte Anforderungen an eine Kündigung) zustehen. Zudem müssen für Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge, etwa zur Renten- und Arbeitslosenversicherung geleistet werden.

Wichtig ist insbesondere darauf zu achten, dass Mitarbeitende, die tatsächlich wie Arbeitnehmer im Unternehmen eingesetzt werden, unabhängig davon, wie sie vielleicht in ihrem Vertrag benannt werden (z.B. freie Mitarbeiter), als Arbeitnehmer gelten und somit auch alle Vorschriften auf diese Verhältnisse anwendbar sind. Es kommt also für die Einordnung allein darauf an, wie sich die Tätigkeit in der Praxis tatsächlich gestaltet.

Bei einer Scheinselbstständigkeit, also der fehlerhaften Einordnung von tatsächlich als Arbeitnehmer tätigen Mitarbeitern als selbstständige Dienstleister (freie Mitarbeiter), treffen das Unternehmen hohe finanzielle Risiken, insbesondere der Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge (auch hinsichtlich des Arbeitnehmeranteils sowie Zinsen) und der Lohnsteuer sowie der Zurückerstattung eines ggf. vom Finanzamt erhaltenen Vorsteuerabzugs aus der Umsatzsteuer des als freien Mitarbeiter beschäftigten Mitarbeitenden. Nicht unerwähnt soll bleiben, dass das Nichtabführen von Sozialversicherungsbeiträgen auch strafrechtliche Konsequenzen haben kann und gem. § 266a StGB eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren droht. Ähnliches gilt auch für Mitarbeitende, die im Rahmen eines Vertrages zwischen dem Unternehmen und einer Servicefirma tätig werden und eigentlich bei dieser Servicefirma angestellt sind (verdeckte Arbeitnehmerüberlassung): Beiträge zur Sozialversicherung sind nachzuzahlen.

Die wichtigsten Unterscheidungskriterien sind:

Geringfügig Beschäftigte

Verdienen Mitarbeitende maximal 520 Euro (ab Januar 2024 538 Euro) pro Monat oder sind sie höchstens drei Kalendermonate bzw. 70 Tage pro Jahr für das Unternehmen tätig, gelten sie als geringfügig beschäftigt (auch Minijobber genannt). Bei der Verdienstgrenze handelt es sich um einen monatlichen Durchschnitt, d.h. sie liegt bei 6.240 Euro (ab Januar 2024 6.456 Euro) pro Kalenderjahr, sodass in einzelnen Monaten auch mehr verdient werden darf als 529 bzw. 538 Euro. Bei der Zeitgrenze ist die Höhe der Vergütung grundsätzlich unerheblich, allerdings ist bei Überschreiten der Verdienstgrenze zu prüfen, ob die kurzfristige Beschäftigung berufsmäßig ist, also der Beschäftigte damit seinen Lebensunterhalt finanziert.

Egal, ob im Einzelfall die Verdienst- oder die Zeitgrenze anwendbar ist, werden mehrere geringfügige Beschäftigungen addiert, sodass sie die jeweilige Summe nicht überschreiten dürfen.

Geringfügig Beschäftigte haben grundsätzlich den Status eines Arbeitnehmers, sodass für sie die Vorschriften und Schutzmaßnahmen des Arbeitsrechts gelten. Dies trifft auch auf den Mindestlohnanspruch zu, sodass bei einer Verdienstgrenze auch die monatliche Arbeitszeit begrenzt ist (etwa 43 Stunden). Geringfügige Beschäftigungen sind von Sozialversicherungsbeiträgen befreit.

Mitarbeiter suchen und auswählen

Bei der Suche und Einstellung von Mitarbeitenden sind ebenfalls rechtliche Vorgaben zu beachten – die Anforderungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) sind bei der Formulierung von Stellenanzeigen und der Auswahl unter den Bewerbern, sowie während der Bewerbungsgespräche zu beachten. Aufgrund von Verstößen gegen das AGG können abgelehnte Bewerber Ansprüche auf eine Entschädigung herleiten. Um gegebenenfalls beweisen zu können, dass die Vorgaben des AGG eingehalten wurden, ist es ratsam, den Bewerbungsprozess und die Auswahl der Mitarbeiter schriftlich zu dokumentieren.

Nach dem AGG sind Diskriminierungen aufgrund der „Rasse oder ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität“ verboten. Daher sollte bei der Veröffentlichung von Stellenanzeigen darauf geachtet werden, dass eine geschlechtsneutrale Berufsbezeichnung gewählt wird und in der Anzeige nichts darauf hindeutet, dass z.B. ein bestimmtes Alter oder eine bestimmte Herkunft der Bewerber erstrebt wird.

In Bewerbungsgesprächen kann die Stellung bestimmter, von der Rechtsprechung als diskriminierend eingestufter Fragen, zu einer Diskriminierung führen. Unzulässig sind demnach Fragen zum Alter und Geburtsdatum, zur Staatsangehörigkeit, Herkunft, Familienplanung, zu einer Behinderung oder der Religionszugehörigkeit. Auf solche diskriminierenden Fragen dürfen die Bewerber unwahr antworten.

Was ist bei der Gestaltung des Arbeitsvertrages zu beachten?

Möchten die Gründer nun die ersten Arbeitnehmer einstellen, sollte ein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen werden. Grundsätzlich ist ein schriftliches Vertragsdokument nicht gesetzlich vorgeschrieben, allerdings ist es aus Gründen der Beweisbarkeit und der Rechtssicherheit dringend anzuraten. Dabei kann natürlich auch auf frei verfügbare Musterdokumente zurückgegriffen werden, allerdings besteht hierbei immer die Gefahr, dass diese nicht der aktuellen Rechtslage (durch Gesetzesänderungen oder Rechtsprechung ändert sich diese im Arbeitsrecht regelmäßig) entsprechen und nicht alle Regelungen enthalten, die im Einzelfall wichtig sind, da sie nicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sind.

Daher ist die wohl beste Lösung für neu gegründete Unternehmen, die Erstellung einer Vertragsvorlage, die auf die Besonderheiten des Unternehmens abgestimmt ist und die aktuelle Rechtslage berücksichtigt und für verschiedene Arbeitnehmer leicht angepasst werden kann. Hierbei kann man selbstverständlich sowohl die Formulierungen und Ansprache auf das Miteinander in Ihrem Unternehmen abstimmen und auch gemeinsam analysieren, welcher Vertragsumfang am besten geeignet ist.

Formvorschriften und Sprache

Grundsätzlich ist für Arbeitsverträge keine Form im Gesetz vorgeschrieben. Allerdings schreibt das Nachweisgesetz (NachwG) vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine unterschriebene Auflistung der wesentlichen Vertragsbedingungen (u.a. Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, Arbeitszeit, Höhe des Urlaubsanspruchs, Probezeit, Verfahren bei Kündigungen) übergeben muss. Diese kann auch als zusätzliches Dokument neben dem Arbeitsvertrag erstellt werden. Einfacher ist es, den Arbeitsvertrag an die Anforderungen des NachwG anzupassen, um ein umfassendes von beiden Seiten unterzeichnetes Dokument zu haben.

Grundsätzlich können für den Abschluss eines Arbeitsvertrages auch digitale Signaturinstrumente wie z.B. DocuSign, verwendet werden. Allerdings gibt es arbeitsrechtliche Vereinbarungen und Erklärungen, die der gesetzlichen Schriftform entsprechen müssen, um wirksam zu werden, also von einer oder beiden Parteien des Arbeitsvertrages im Original unterschrieben (sog. wet ink) werden müssen, z.B. Arbeitsverträge, wenn sie Befristungen oder nachvertragliche Wettbewerbsverbote enthalten, Kündigungen , Aufhebungsverträge, die Auflistung nach dem Nachweisgesetz und Arbeitszeugnisse. Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, die eigenhändige Unterzeichnung der Arbeitsverträge als Regel einzuführen.

Es ist möglich, als Vertragssprache Englisch zu wählen, allerdings muss bei einem eventuellen Rechtsstreit über das Vertragsverhältnis eine Übersetzung vorgelegt werden (Gerichtssprache ist Deutsch) und aus Gründen der Rechtssicherheit ist es ratsam, den Vertrag zweisprachig zu fassen, wenn die Unternehmenssprache Englisch ist oder etwa der Arbeitnehmer kein Deutsch spricht oder Englisch besser beherrscht – so ist sichergestellt, dass die deutsche Version rechtlich bindend ist und die deutschen Gesetze einfacher und sicherer auf sie angewendet werden können.

Vertragsinhalte

In einem Arbeitsvertrag sollten neben den Angaben zu den Vertragsparteien (Name und Adresse von Arbeitnehmer und Arbeitgeber) mindestens die Bezeichnung und Beschreibung der Tätigkeit, der Arbeitsort, der Beginn der Tätigkeit und ggf. die Dauer der Probezeit, sowie Regelungen zur Arbeitszeit, Vergütung, Überstunden, Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Geheimhaltung, Kündigung und Freistellung enthalten sein. Normalerweise finden sich zudem auch Ausschlussfristen und Schlussbestimmungen zum anwendbaren Recht, dem Umgang mit ggf. unwirksamen Klauseln usw.

Daneben können, soweit es im Einzelfall zweckmäßig ist, Klauseln über Erfindungen und die Übertragung von Urheberrechten, über Nebentätigkeiten, sowie Reisekosten und Auslagen oder ein Wettbewerbsverbot aufgenommen werden.

Bei der Vertragsgestaltung sind insbesondere die Gesetze zum Schutz von Arbeitnehmern zu beachten, u.a. das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Teilzeitbefristungsgesetz (TzBfG). Ggf. kann in einem neu gegründeten Unternehmen der Bedarf nach einer zeitlich begrenzten Beschäftigung von Mitarbeitenden bestehen – bei der Befristung von Arbeitsverhältnissen sind weitreichende gesetzliche Einschränkungen zu beachten.

Es kann je nach Bereich und Umfang der Tätigkeit des Unternehmens ratsam sein, ein Wettbewerbsverbot zu regeln, also eine Vereinbarung dazu zu treffen, dass der Arbeitnehmer während des Arbeitsverhältnisses oder auch nach dessen Ende nicht für mit dem Unternehmen konkurrierende Wettbewerber tätig sein darf. Grundsätzlich gilt ein allgemeines Verbot auch ohne eine ausdrückliche Vereinbarung im Arbeitsvertrag aufgrund allgemeingültiger arbeitsrechtlicher Pflichten, allerdings kann es sinnvoll sein, die Bedingungen, genauen Abgrenzungen und Folgen eines Verstoßes genau vertraglich zu regeln.

Beim Aufsetzen von Arbeitsverträgen muss der Arbeitgeber grundsätzlich den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz beachten, wonach der Arbeitgeber für vergleichbare Mitarbeiter selbst gesetzte Regelungen auch gleich anwenden muss und nicht ohne Sachgrund Ungleichbehandlungen vornehmen darf.

Freelancervertrag

Soll der Mitarbeiter nicht als Arbeitnehmer (Merkmale siehe oben), sondern tatsächlich als freier Mitarbeiter tätig werden, sollte auch mit ihm ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, für den aber geringere Einschränkungen gelten als für den Arbeitsvertrag.

Die Tätigkeit des freien Mitarbeiters für das Unternehmen und deren Bedingungen sollten aus Gründen der Rechtssicherheit schriftlich festgehalten werden, einerseits um im Falle von Streitigkeit Klarheit über die gegenseitigen Pflichten zu haben und andererseits um im Falle einer Betriebsprüfung die Einordnung als Arbeitnehmer oder freier Mitarbeiter mit den aus dem jeweiligen Status folgenden Rechten und Pflichten des Unternehmens zu ermöglichen.

Bei der Vertragsgestaltung muss insbesondere drauf geachtet werden, dass keine Regelungen enthalten sind, die auf ein Arbeitsverhältnis schließen lassen, wie etwa ein Weisungsrecht des Unternehmens oder Urlaubs- und Lohnfortzahlungsregelungen.

* Verwenden wir in Zukunft wegen der besseren Lesbarkeit ausschließlich das generische Femininum oder das generische Maskulinum, sind hiervon ausdrücklich sämtliche Geschlechter mitumfasst.